BOLETÍN 040 – 24 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL (PTEE) PARA ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE BOGOTÁ

De conformidad con lo establecido en la Circular 058 del 22 de noviembre de 2022, modificada por la Circular 013 de 2023, ambas expedidas por la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá las ESAL (Entidades sin animo de Lucro sujetas a la inspección, vigilancia y control de la alcaldía mayor de Bogotá, deben implementar un Programa de Transparencia y Ética empresarial (Bien sea Integral o simplificado, de acuerdo con el valor de sus activos al cierre del 31 de diciembre de 2022)

Corresponderá a cada ESAL- realizar un ejercicio de introspección y reconocimiento sobre su sector y las actividades que adelanta, sus donantes o cooperantes habituales, sus proyectos y, en general, sobre la dinámica que le permite desarrollar su objeto social, así como los factores de riesgo propios o relacionados con sus actividades.

A partir de allí, debe formular su política de cumplimiento y diseñar los contenidos finales para contar con el Programa que mejor se adapte a su contexto y realidad institucional dentro de los contenidos básicos que son señalados más adelante.

Este programa integral deberá contener, como mínimo, lo siguiente

1. La política de cumplimiento.
2. Una matriz de riesgos que incorpore la identificación y la evaluación de los riesgos de corrupción y de soborno trasnacional detectados y los controles a implementar.
3. Las políticas y procedimientos generales para la gestión del riesgo de C/ST.
4. Un protocolo que incluya reglas para:

4.1. La entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros.

4.2. La autorización o reconocimiento, a cualquier persona, de gastos relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje.

4.3. Las contribuciones políticas de cualquier naturaleza realizadas con cargo a recursos de la ESAL, sean monetarios o de cualquier tipo.

4.4. Mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de recursos de donantes o cooperantes, sean habituales u ocasionales.

4.5. Mecanismos y normas de autocontrol y auditoría. Exista o no la figura del revisor fiscal, la entidad debe establecer acciones para verificar la fidelidad de la contabilidad, adelantar ejercicios internos de inspección y, en general, adoptar medidas que garanticen un cuidado constante sobre sus bienes y valores, tales como:

4.6 La definición de los deberes específicos de las personas que estén expuestas al riesgo de C/ST, destinados a su prevención.

4.7. El establecimiento de un procedimiento interno de investigación y sanción, que respete las garantías procesales y las normas laborales o contractuales, para atender las posibles infracciones al PTEE cometidas por cualquier agente de la entidad o por un tercero.

4.8.  La definición y socialización de un canal para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura, sobre actividades sospechosas relacionadas con el riesgo de C/ST.

4.7. Para los riesgos de soborno transnacional, se debe definir un procedimiento de archivo y conservación de documentos relacionados con los negocios, donaciones o transacciones internacionales, en los que esté involucrada o sea beneficiaria la ESAL.

4.8. Establecer los mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa.

Cada ESAL- debe designar a la persona encargada de la implementación y cumplimiento del programa aprobado, decisión que informará a la respectiva autoridad de inspección, vigilancia y control al momento de presentarlo.El programa deberá suscribirse por el representante legal de la entidad, y remitirse acompañado de copia del acta de aprobación, la cual debe ser tomada del libro de actas registrado en aquellos casos donde dicha aprobación sea realizada por el máximo órgano de la entidad.

La presentación del PTEE para las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) activas se realizará en la vigencia 2024, junto con la documentación de fin de ejercicio 2023 que se debe aportar en los términos del numeral 3.2 de la Circular 016 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, dentro de los plazos definidos en el numeral 5, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el número de verificación, así: