PROTOCOLO A SEGUIR EN CASO DE AUSENCIA DEL CERTIFICADO DE RETENCIÓN POR PARTE DEL CLIENTE
Los certificados de retención en la fuente son documentos cruciales en la declaración de Renta de un contribuyente, pues impactan directamente en la reducción del impuesto a pagar. Estos certificados son emitidos por entidades financieras, empleadores u otras entidades que retienen impuestos sobre ingresos al momento de adquirir, contratar y comprar un bien o servicio y contienen información detallada sobre los pagos recibidos por el contribuyente y la cantidad de impuestos retenidos durante el año fiscal.
Al presentar la declaración de Renta, los contribuyentes pueden restar el monto de retención en la fuente de su impuesto total a pagar, lo que puede resultar en un reembolso o en una disminución del saldo a pagar. Es fundamental que los contribuyentes conserven estos certificados y los presenten correctamente en su declaración de para asegurar una adecuada aplicación de las deducciones fiscales y evitar posibles sanciones por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
Ahora bien, cuando un cliente no emite un certificado de retención, es importante seguir un procedimiento adecuado para cumplir con las obligaciones fiscales y poder descontar los anticipos de impuestos, este proceso constituye una Prueba supletoria la cual puede ser o no aceptada por el funcionario fiscalizador designado por la DIAN.
Aquí te indicamos algunos escenarios.
No cuadra el certificado:
Si la cuantía registrada en los libros es correcta, se debe incluir el valor registrado en dichos libros, siempre y cuando se disponga de las facturas correspondientes, el extracto que evidencie el pago y la solicitud de corrección. Posteriormente, es necesario analizar la razón detrás de la diferencia para realizar el ajuste pertinente y reportar la información de manera precisa. Es importante recalcar las implicaciones de reportar de forma inexacta por omisión, tal como lo establece el Artículo 647 del Estatuto Tributario.
No certificaron la retención:
Los agentes retenedores deberán expedir el certificado de retención dentro de los plazos establecidos por el gobierno nacional, sin embargo, en muchas ocasiones no emiten los respectivos certificados, tenido en cuenta el debido proceso, al tener la certeza de que la información en contabilidad es correcta, se debe proceder a incluir el valor retenido e incluirlo en las declaraciones tributarias, para posteriormente solicitar el certificado mencionando la posibilidad de incurrir en una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.
De la misma manera, en el caso de que el certificado de retención concuerde con lo registrado en contabilidad, los certificados de contener los parámetros establecidos en el Artículo 381 del Estatuto Tributario, de la siguiente manera:
- Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
- Dirección del agente retenedor.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
- Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
- Concepto y cuantía de la retención efectuada.
- La firma del pagador o agente retenedor.
Por lo anterior, cuando se valide la ausencia del certificado de retención por parte del cliente, es esencial seguir un protocolo claro y cumplir con los siguientes pasos:
- Utilizar la información precisa registrada en los libros contables, respaldada por documentación adecuada, en caso de discrepancias con el certificado emitido por el agente retenedor.
- Incluir el valor retenido en las declaraciones tributarias si el certificado de retención no fue emitido por el agente retenedor dentro de los plazos establecidos, asegurando la certeza sobre la exactitud de la información contable.
- Solicitar el certificado de retención al agente retenedor posteriormente, advirtiendo sobre las posibles multas por incumplimiento en la emisión oportuna de estos documentos.
- Verificar que los certificados de retención emitidos contengan todos los parámetros obligatorios según lo establecido en la normativa fiscal. La circularización de saldos con terceros permite a los clientes verificar la exactitud de sus transacciones con proveedores, clientes y otras partes externas, lo que contribuye a la transparencia y credibilidad de la información contable presentada.
