CONVOCATORIAS EFECTIVAS: LA CLAVE PARA UNA GESTIÓN TRANSPARENTE Y PARTICIPATIVA.
En el dinámico mundo de los negocios y la propiedad horizontal, las decisiones importantes se toman en las Asambleas de Accionistas, Juntas de Socios y Asambleas Generales de Copropietarios. En razón a ello las convocatorias se realizan en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio; adicionalmente se reunirán en forma extraordinaria cuando sean convocados por los órganos o entidades competentes, esto de acuerdo a lo estipulado en los artículos 181, 422 y 423 del Código de Comercio.
En este orden, es importante conocer cómo se deben realizar las convocatorias y los términos que se emplean para una correcta notificación de las reuniones que son de suma importancia en las sociedades. Pero, ¿cómo aseguramos que todos los involucrados estén debidamente informados y puedan participar? Aquí es donde la convocatoria por correo electrónico se convierte en un aliado fundamental.
¿POR QUÉ ES FUNDAMENTAL INCLUIR EL CORREO ELECTRÓNICO EN LOS ESTATUTOS?
En la era digital, la comunicación por correo electrónico es rápida, eficiente y llega directamente a los interesados. Incluir este método de convocatoria en los estatutos de su empresa o propiedad horizontal no es solo una cuestión de modernización, sino una práctica esencial para garantizar la inclusión y la transparencia en la toma de decisiones.
MARCO LEGAL COLOMBIANO: ¿QUÉ DICE LA LEY?
Según la legislación colombiana, es fundamental que las convocatorias a estas asambleas se realicen conforme a lo establecido en los estatutos de la entidad. Si bien la ley permite cierta flexibilidad en los métodos de convocatoria, la inclusión expresa del correo electrónico en los estatutos ofrece claridad y seguridad jurídica, tanto para la entidad como para sus miembros.
ANTELACIÓN PARA REALIZAR LAS CONVOCATORIAS.
Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince (15) días hábiles de anticipación. En los demás casos bastará una antelación de cinco (5) días comunes. En la SAS, salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles (incluyendo las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio). Artículo 424 del Código de Comercio.
CONTENIDO DE LA CONVOCATORIA
Es importante que las convocatorias contengan lo siguiente:
- Nombre de la sociedad.
- Nombre y clase del órgano que convoca.
- Fecha de la reunión.
- Hora de la reunión.
- Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión (Indicar si es el caso que la misma se desarrollará de forma virtual, para lo cual deberá contender el link de acceso a la reunión).
- Si es el caso, lo referente a la fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, con la expresa mención de la posibilidad que tienen los socios/accionistas de ejercer el derecho de retiro.
VENTAJAS DE LA CONVOCATORIA POR CORREO ELECTRÓNICO:
- Alcance y Accesibilidad: Garantiza que la convocatoria llegue a todos los miembros de manera rápida y directa, sin importar su ubicación geográfica.
- Registro y Evidencia: Proporciona un registro digital que puede servir como prueba del envío y recepción de la convocatoria.
- Eficiencia y Ahorro: Reduce costos y tiempos asociados a métodos de convocatoria tradicionales, como el correo físico o la publicación en medios.
CONCLUSIÓN:
La adaptación de los estatutos para incluir el correo electrónico como método de convocatoria es más que una actualización; es un paso hacia una gestión más eficiente, transparente y participativa. Asegúrese de que su entidad no se quede atrás en la era de la comunicación digital.
