¡EVITA SANCIONES! LA IMPORTANCIA DEL REGISTRO DE BASES DE DATOS EN COLOMBIA
¿QUÉ ES EL RNBD?
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es un instrumento clave dentro del régimen legal de protección de datos personales en Colombia. Su objetivo fundamental es permitir la inscripción de las bases de datos que contienen información personal y que son objeto de tratamiento por parte de entidades públicas y privadas, en su rol de responsables o encargados del tratamiento. Este registro, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), no almacena directamente la información contenida en dichas bases, sino que recopila datos relevantes sobre su existencia, finalidad, estructura y medidas de seguridad implementadas.
¿CUÁL ES LA PRINCIPAL FUNCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DEL RNBD?
El RNBD, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), no solo fortalece la transparencia, sino que se convierte en un instrumento de control y vigilancia para garantizar el respeto por los principios y derechos que rigen el hábeas data.
Esta figura no es exclusiva de Colombia. Países como España, Perú, Argentina y Uruguay cuentan con registros similares, en concordancia con estándares internacionales y marcos normativos regionales que reconocen la protección de datos personales como un derecho fundamental.
El cumplimiento de este debe ser formal por parte de las organizaciones, no solo evita sanciones administrativas, sino que también fomenta la confianza de los ciudadanos en el uso responsable de su información.
¿QUÉ PASA SI NO LO HAGO?
Es importante tener en cuenta que el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 indica que la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
- Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
- Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
- Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
TIPS PARA EL REGISTRO DE BASES DE DATOS
Antes de registrar las bases de datos es preciso realizar el inventario de las bases de datos con información personal que tenga en su empresa o entidad, bien sea en medio físico (papel) o electrónico (listas o archivos en cualquier formato, bases de datos relacionales, etc.).
Al efectuar este inventario se debe obtener la siguiente información:
- Cantidad de bases de datos con información personal.
- Cantidad de titulares por cada base de datos.
- Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender las peticiones y reclamos de los titulares.
- Tipos de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
- Ubicación de las bases de datos (servidor, PC, archivos físicos propios o externos, etc.)
- Los datos de identificación y ubicación de los Encargados del tratamiento.
- Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
- Conocer si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.
- Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
CONCLUSIÓN
- Cumplimiento normativo obligatorio: El registro de las bases de datos ante el Registro Nacional de base de datos (RNBD) no es una opción, sino una obligación legal. Establecida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Por ende, su omisión puede generar sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- No implica entrega de datos personales: Registrar una base de datos en el RNBD no significa compartir su contenido, sino reportar información general como su finalidad, tipo de datos recolectados, políticas de tratamiento, y canales de atención al titular. Esto garantiza la transparencia sin vulnerar la confidencialidad.
- Instrumento de transparencia y rendición de cuentas: El RNBD es una herramienta que promueve la confianza de los ciudadanos y refuerza los principios de responsabilidad, legalidad, finalidad y circulación restringida en el tratamiento de datos personales.
DOCUMENTOS Y REFERENCIAS
- Concepto 179471 de 2002 Departamento Administrativo de la unción Pública
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 886 de 2014
- https://doclick.com.co/2025/02/20/el-registro-nacional-de-bases-de-datos-rnbd-todo-lo-que-debes-saber/
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