ACTAS DE ASAMBLEA: ACCIONISTAS, JUNTA DE SOCIOS Y COPROPIETARIOS
¡Atención! Es crucial considerar los temas obligatorios a discutir durante las asambleas ordinarias de accionistas, juntas de socios o asamblea general de copropietarios según el tipo de entidad jurídica y en cumplimiento con la ley 222 de 1995.
¿Estaba al tanto de que todas las entidades jurídicas deben llevar a cabo al menos una vez al año la reunión ordinaria del órgano social principal? Esta reunión debe realizarse en el período indicado en los estatutos sociales (en el caso de sociedades comerciales) o en el reglamento interno (en propiedades horizontales). Sin embargo, según lo estipulado en el artículo 422 del Código de Comercio en caso de no señalar la época de reunión debe realizarse dentro de los primeros tres meses de cada año.
¿CUAL ES LA FINALIDAD DE LAS REUNIONES ORDINARIAS?
Las reuniones ordinarias tienen como objetivo principal la toma de decisiones significativas relacionadas con la dirección y gestión de la sociedad comercial o la propiedad horizontal, con el fin de evidenciar el desempeño financiero y directivo.
Es esencial considerar que todas las reuniones del máximo órgano social deben ser registradas en actas, las cuales deben ser firmadas por el secretario y el presidente, o en su ausencia, por el revisor fiscal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 431 del Código de Comercio. Además, como requisitos formales, estas actas deben contener al menos:
“(…) Las actas se encabezará con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura”
¿QUÉ ASUNTOS DEBEN SER TRATADOS DENTRO DE LAS ASAMBLEAS ORDINARIAS?
De conformidad con la ley 222 de 1995 y el Código de Comercio dentro de las reuniones de asamblea
ordinaria debe contar por lo menos con aprobación o aprobación de:
- Informe de gestión: Proporciona una visión general e integral de la situación financiera y
desempeño de los negocios sociales.
- Estados Financieros: proporcionan detalles de la situación financiera de la sociedad para la
toma de decisiones sobre el negocio.
- Proyecto de distribución de utilidades: Refleja la decisión del máximo órgano social frente
a los beneficios económicos obtenidos al cierre del ejercicio financiero anual
IMPORTANTE: Es fundamental tener presente que cualquier acción o decisión que resulte en cambios en la representación legal, capital (suscrito, pagado o autorizado), estatutos o estructura general de la sociedad, debe ser registrada ante la Cámara de Comercio del domicilio de la empresa. Este proceso debe llevarse a cabo en un plazo máximo de 30 días posteriores a la toma de la decisión; de lo contrario, pueden aplicarse intereses moratorios debido al registro tardío.
