SANCIONES POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES POR INCUMPLIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL (PTEE).
En los últimos días, la Superintendencia de Sociedades impuso una multa conjunta de cuatrocientos millones de pesos ($400.000.000) a una sucursal en Colombia de una multinacional del sector automotriz, por supuestos incumplimientos en los controles del PTEE para la gestión de los riesgos de Soborno Transnacional y de Corrupción.
La SuperSociedades impuso un total de cuatro multas, las cuales fueron fijadas en cien millones de pesos ($100.000.000) cada una. Una de estas fue por una supuesta implementación tardía del PTEE, pues, de acuerdo con la entidad, con corte a 31 de diciembre de 2021, la empresa automotriz contaba con los requisitos para ser sujeto obligado a cumplir con las disposiciones del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica, por lo que, tenían plazo hasta el 31 de mayo de 2022 para contar con el programa aprobado y en funcionamiento por el máximo órgano, no obstante, se implementó casi año y medio después de esta última fecha. Además, posiblemente, la aprobación del PTEE se realizó en fechas posteriores a la visita de inspección de la Superintendencia de Sociedades.
Por otro lado, de acuerdo con la resolución sancionatoria emitida por la SuperSociedades, el Manual de Políticas y Procedimientos PTEE estaba compuesto por una normatividad ya derogada. En efecto, según la entidad, el programa no se basó en las exigencias del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica sino en la Resolución 100-002657 de 2016 y la Circular Externa 100-000003 de 2016.
Frente a la Debida Diligencia, la Superintendencia de Sociedades manifestó que basaron este ejercicio exclusivamente en la consulta en listas vinculantes, incumpliendo las disposiciones del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica, pues, esta manifiesta que, adicional a este procedimiento, se debe realizar un monitoreo contante, así como la verificación de aspectos legales, financieros y contables de las Contrapartes.
Con respecto a la matriz de riesgos, la Superintendencia de Sociedades encontró que esta era de carácter global, es decir, no se ajustaba a los factores de riesgos de la sucursal de la empresa en Colombia ni a las características específicas de las operaciones de la empresa.
Por último, de acuerdo con la SuperSociedades, se encontraron inconsistencias con respecto al nombramiento del Oficial de Cumplimiento, pues, la persona que desempeñaba el cargo era a la vez el gerente de control y auditoría interna, incumpliendo las disposiciones del PTEE, pues, según la entidad, esto impedía la función de velar por el oportuno y eficiente funcionamiento del programa.
Es de recordar que esta no ha sido la única empresa sancionada por el incumplimiento de las disposiciones del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. De igual forma ha sucedido con el Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) (Capítulo X de la Circular Básica Jurídica).
Como se puede apreciar, la Superintendencia de Sociedades está siendo inquisitiva con las sociedades que son sujetos obligados a implementar un SAGRILAFT y/o un PTEE, por lo que es necesario que desde la administración de la empresa, en conjunto con el Oficial de Cumplimiento estén revisando constantemente las Circulares Externas 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 (SAGRILAFT) y 100-000011 del 9 de agosto de 2021 (PTEE), pues, el incumplimiento de alguna de sus disposiciones puede ser perjudicial para las finanzas y reputación de la compañía.
Un Manual de Políticas y Procedimientos debe estar ajustado con la normatividad vigente, en este caso, con las circulares externas mencionadas en el párrafo anterior. De igual manera, los procedimientos de Debida Diligencia deben ser efectivos, pues, como se evidenció en el caso de la empresa automotriz, no es solo consultar listas vinculantes. Y, por último, es de aclarar que un SAGRILAFT y un PTEE deben ajustarse a las características y necesidades de la empresa, razón por la cual se realiza una etapa de conocimiento, así como la construcción de un sistema y un programa donde los colaboradores de la empresa son partícipes.
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